「放課後等デイサービスに通っている子どもの様子を細かく知りたい」「施設の中でどんな風に過ごしているのか教えてほしい」など、こうした不安な気持ちを抱えている保護者は少なくありません。そこで重要になってくるのが、施設と保護者を繋ぐ連絡帳です。

本記事では、放課後等デイサービスの連絡帳の必要性や記載する内容、書き方のポイントから注意点まで詳しく紹介します。放課後等デイサービスでは保護者への配慮も欠かせません。不安を取り除き、安心して預けてもらうためにもぜひ最後までご覧ください。

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放課後等デイサービスで連絡帳は必要？保護者との繋がりになる重要な手段

当然ですが、放課後等デイサービスにいる間の子どもの行動や状況は、職員が伝えないと保護者には全く分からない状態となっています。そこで重要になるのが、保護者と施設を繋げる連絡帳です。

連絡帳があれば、施設内での子どもの様子や最近の課題などを保護者に伝えることができるため、安心してもらうことができます。また、家庭での状況・困りごと・施設に対しての要望などを保護者に記載してもらえるので、様々な情報を共有するためにも欠かせません。

近年では、ノートなどの紙媒体だけではなく、アプリなどを使用した連絡ツールもあります。連絡帳に記載するのための時間も短縮されることで、職員の負担も軽減されています。

放課後等デイサービスの連絡帳に記載する内容

放課後等デイサービスの連絡帳は、施設側からの連絡だけでなく、保護者からの要望や相談などを記入することも可能です。では、具体的にどういったことを記載するのか、ここでそれぞれの詳しい内容を見ていきましょう。

保護者から放課後等デイサービスに向けて記載する内容

保護者から放課後等デイサービスへ向けて記載する内容は主に下記のとおりです。

障がいのある子どもの育児では、悩みを抱えてしまう保護者が少なくありません。こういった方の悩み・不安・心配なことなども連絡帳を通じて気軽に相談することができます。

連絡帳には施設の様子以外を記載してはいけないと思っている保護者もいるので、相談を受け付けていることをあらかじめ伝えておきましょう。

また、連絡帳をしっかりと確認した証明として自署や捺印をしますが、これはサービス提供記録として保管するうえで必要となるため、忘れることがないように保護者へ伝えることが大切です。

放課後等デイサービスから保護者に向けて記載する内容

次に紹介するのは、放課後等デイサービスから保護者に向けた連絡帳の記載内容です。子どもの様子だけではなく、その他にも下記のような内容を記載するのが一般的です。

療育中の子どもの様子は、サービス提供記録として保管するうえで欠かせない内容となっています。「楽しそうに過ごしていた」などの印象だけではなく、具多的な内容を記載するようにしてください。

たとえば、「目標としている行動ができた」「積極的に遊びに参加していた」など、モニタリングの際に参考になるような内容を心掛けると保護者にとっても安心できます。

放課後等デイサービスの連絡帳における書き方のポイント

「連絡帳の重要性について理解できたけれど、どう書けば良いか分からない」「記載する内容に悩んで時間がかかってしまう」こういった点から、連絡帳の記載を負担に感じる職員は多くいます。

連絡帳は書き方のポイントを押さえておくと、1人1人の内容をスムーズに書くことが可能です。ここでは、連絡帳の書き方として7つのポイントを紹介します。

障がいに関する知識を増やす

スムーズに記載できるようになるためには、まず何よりも障がいに関する知識が必要不可欠です。知識のない状態で単純に計画通りに療育をする場合と、知識を持って利用する子どもと関わる場合では、見えてくるものが大きく異なります。

知識があれば数多くの気付きを得ることができるため、連絡帳もスムーズに記載が可能です。子どもの特性を考えつつ的確な内容を記載できるようにもなるので、具体的な子どもの様子をしっかりと保護者に伝えられるようになります。

ある程度のパターンを決めておく

悩まずにスムーズに書けるようにするためには、ある程度内容をパターン化しておくことも大切です。

連絡帳の記載は、仕事の隙間時間や他スタッフが子どもの対応をしている時など、短時間でサッと書けるようにしておく必要があります。

1人1人に対して時間をかけて考えている暇がないケースがほとんどとなるため、どんなことを記載するかパターン化しておくとスムーズに記入できます。

時間がないからといって内容が薄くなってはいけません。保護者が納得・満足できる内容になるように、要点をまとめて書くようにしましょう。

5Ｗ1Hを意識する

5W1Hとは、分かりやすい文章構造を意識する際に取り入れるべき6つの項目です。

保護者に分かりやすく具体的な内容を伝えるためには、上記の5W1Hを意識して連絡帳の記載をするようにしてみてください。これらの情報が組み込まれていると、受け取り側が情報を理解しやすいとされています。

絶対にすべての要素を取り入れなければいけないわけではありませんが、できる限り文章の中に組み込むことで利用中の子どもの様子を正しく伝えることができます。

後回しにせずに記入する時間を捻出する

連絡帳の記載は、必ず決まった時間を確保できるわけではありません。そのため、子どもたちや他の職員の様子を見つつ、状況に応じて記載する時間を捻出する必要があります。

タイミングを逃して後回しになってしまうと、業務が滞ってしまったり他職員に迷惑をかけてしまうことにもなるため注意しておきましょう。

上記は特に連絡帳を記載しやすいタイミングの一例です。周囲の状況を確認しながら、うまく記載時間を確保できるようにしておきましょう。

保護者からの相談に対するアドバイスを優先的に書く

本記事でもお伝えしているように、放課後等デイサービスの連絡帳では保護者からの相談を受けることも少なくありません。そのような内容があった際には、施設内での子どもの様子などよりも相談に対するアドバイスを優先的に書きましょう。

連絡帳に記載するということは、保護者はその悩みや不安に対しての答えが欲しいということです。的確なアドバイスを記載できれば保護者からの信頼にも繋がり、安心して施設の利用を継続してもらえます。

相談に対する答えを記載してもまだ書くスペースがあれば、その日の様子などを一言添えておくようにしてください。

他のスタッフと協力しながら書く

放課後等デイサービスでは、1人のスタッフが常に特定の誰かにつきっ切りではなく、複数人の子どもたちと一緒に過ごすため、1日の様子を全て把握することは難しくなります。

そのため、他のスタッフと協力しながら連絡帳を記載するようにしてください。利用者についての情報を共有しておけば、連絡帳に何を書けばいいか悩んでしまうこともなくなり、具体的な様子を保護者に伝えられます。

反対に、情報共有ができていなければ連絡帳に記載することが見つからなかったり、せっかく成長した部分を保護者に伝えることができません。連絡帳の記載は、スタッフ個人の負担ではなく施設の職員が一丸となって行う大切な業務と言えます。

文章が正しいか最終確認をする

最後に、記載した文章が正しいか最終的な確認を行いましょう。主にチェックするポイントは下記のとおりです。

連絡帳は施設と保護者を繋げる大切な手段の1つです。時間を多く確保できないという現状もありますが、可能な限り丁寧にしっかりと記載するように心がけましょう。

放課後等デイサービスの連絡帳に関する注意点

放課後等デイサービスの連絡帳には、注意すべき2つの項目があります。

保護者との信頼関係を強めることや運営をスムーズにするためにも重要になるため、忘れないようにしっかりと意識しておきましょう。

トラブルは連絡帳に記載しても口頭で説明する

放課後等デイサービスを利用している最中に、トラブルがあったり怪我をしてしまうこともあります。連絡帳への記載も大切ですが、必ず口頭でもきちんと説明するようにしておきましょう。

「足を怪我してしまった」「お友達と喧嘩してしまった」とだけ記載しても、なぜそういった状況になったのか・どんな対応をしてくれたのかなど、詳しいことが分からず保護者は不安なってしまいます。

文章で全てを正しく伝えるのは難しいケースも多くあるため、送迎の際や帰宅後の電話など、改めて状況説明するための時間を設けるようにしてください。

サービス提供記録にする場合はしっかりと保管する

サービス提供記録として連絡帳を利用する際には、複写式にして事務所内に写したものを保管しておく必要があります。もちろん連絡帳そのものを保管することも可能です。

しかし、もしも万が一連絡帳を紛失してしまった場合、サービス提供記録を失ってしまうことにもなります。保護者に連絡帳の保管を徹底してもらうことも重要ですが、何かあった場合にすぐ対処できるようにしておくことが大切です。

まとめ：保護者と施設を結ぶ連絡帳は欠かすことができない重要な連絡ツール

今回は、放課後等デイサービスの連絡帳について重要性や記載する内容、書き方のポイントなどを解説しました。施設での子どもの様子や成長を分かりやすく保護者に伝えるために重要となる連絡帳は、放課後等デイサービスにおいて欠かせない大切な連絡ツールです。

また、連絡帳があれば保護者が気軽に悩み・不安・心配なことなどを相談することができます。保護者と施設との信頼関係をより強めるためにも、本記事でお伝えした内容を参考に連絡帳を運用してください。

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